Document comptable, commerciale et juridique, la facture est indispensable pour tout professionnel, entrepreneur. Obligatoirement émise par le vendeur, elle permet de passer en revue les éléments de ventes, d'achats ou de prestation de services. De façon plus détaillé, elle aide à assurer une bonne gestion, réguler la TVA, éviter les retards de paiement et bien plus. Utile en cas de contrôle, elle légalise la relation commerciale grâce à son importance juridique de preuve. Cependant, pour qu'elle soit dite conforme, la facture doit respecter les mentions obligatoires et facultatives dans certains cas, régies par la loi.
Les mentions obligatoires
La facture conforme respecte certaines obligations.
L'identité de l'entreprise : elle représente l'entreprise par le nom, l'adresse complète, le numéro de téléphone, le capital, la forme juridique, et le numéro de TVA.
L'identité du client : tout aussi important que le précédent, il s'agit du nom, l'adresse complète du client, et du numéro intracommunautaire du client, le cas échéant.
La date de la facture : il faut impérativement que la date à laquelle la facture est émise soit mentionnée sur la facture.
Le numéro de la facture : spécifique à chaque facture, il est fondé sur une séquence chronologique continue et se présente sans trou. Le numéro peut aussi être l'année suivie du mois et du jour. Le choix est large.
Le descriptif du produit ou service : il s'agit de la dénomination précise des produits et services fournis. La nature, la référence du produit, mais aussi les caractéristiques énumérées qui s'affichent à la suite du nom des produits et services sur la facture.
Les frais annexes : ce sont en effet, les frais liés à la douane, à la livraison, aux transports et tout ce qui peut contribuer au bon fonctionnement des services.
Les réductions ou rabais éventuels : tout ce qui est rabais, ristourne ou remise sur un produit ou une prestation de service à la date de la vente doit être mentionné sur la facture.
La date d'échéance pour le paiement : le délai de paiement, les conditions d'escomptes en cas de paiement par avance et les pénalités en cas de non-paiement doivent obligatoirement figurer sur la facture.
Le net à payer (HT+TVA) : les différents taux de TVA, les montants hors taxes et toutes taxes comprises applicables doivent nécessairement être mentionnés sur la facture.
Les mentions spéciales : sont l'ensemble de franchise de TVA, livraisons intracommunautaires, livraisons de biens hors Union européenne, indemnité de recouvrement, escompte.
Les mentions facultatives d'une facture conforme
Dans certains cas particuliers, les sociétés sont tenues d'ajouter des mentions supplémentaires sur les factures pour être conforme. Pour les commerçants, doit apparaître sur la facture le numéro du Registre du Commerce et Société (RCS), et celui du répertoire de la Chambre des métiers (CMA) pour les artisans. Le nom, coordonnées et numéro de police de la compagnie d'assurance sont tout aussi importants pour les membres de BTP.
Les obligations en vigueur
Toute société juridique, ou entrepreneur pour mener à bien sa mission doit avoir une bonne connaissance des lois en vigueur pour éditer une facture. En effet, les professionnels ont pour obligation de s'équiper d'un logiciel de caisse pour certifier les factures depuis le 1er janvier 2018. Cette dernière est mise en vigueur avec la loi anti-fraude à la TVA. L'inaltérabilité, la sécurisation de conservation et l'archivage des données sont les 4 critères fondamentaux pour éditer les factures parfaitement conformes.
Sachez qu’il est tout de même préférable de faire appel à un expert-comptable pour la gestion de ses factures afin d’éviter toute erreur de conformité.
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